Comment bien organiser un Spreed meeting

​Comment bien organiser et réussir une Visioconférence avec Spreed Meeting ?

Présenter et animer avec professionnalisme une web conférence ne s'improvise pas. Comment se préparer ? quelle organisation mettre en place ? Quels sont les éléments à présenter et quand faut-il les présenter ? Vous trouverez ci-dessous quelques conseils ...

1. Préparer la visioconférence
Comme toute présentation, la première chose et certainement la plus importante, est la préparation ! Il faut la préparer comme une réunion physique avec en plus, des aspects techniques. La préparation doit intégrer l'utilisation de l'outil de visioconférence.  Assurez-vous de maîtriser votre outil de visioconférence de façon suffisamment bonne pour ne pas vous créer de stress, ni de questions durant votre présentation. Vérifiez la connexion, les paramètres de la caméra et du micro, faites un test un peu avant le début pour tout vérifier et ne touchez plus à rien !

Si ce sont vos premières présentations et si le nombre de participants est important, faites vous aider par un collaborateur sur les aspects techniques. Vous pouvez aussi répartir les rôles dans la présentation de la réunion. Ainsi vous resterez concentrer sur l'essentiel.

Préparer des options de repli en particulier pour la partie vocale si vous êtes avec des participants dont vous ne maîtrisez pas le matériel. Spreed permet ainsi de se connecter depuis un téléphone traditionnel, depuis un smartphone, depuis Skype. C'est la garantie pour vous de faire vos réunions quoiqu'il arrive !

2. Attirer l'attention des participants
Le début de la visioconférence est crucial. Pour réussir à capter l'attention de vos interlocuteurs, misez sur une introduction attractive. Au besoin, notez-vous des phrases d'introduction, qui guideront les premières minutes de votre intervention. Cela vous permettra d'entrer facilement dans la visioconférence. Il est primordial que vous vous sentiez à l'aise car ces premières minutes doivent servir à créer un sentiment d'appartenance chez vos interlocuteurs afin d'inciter ces derniers à maintenir leur attention sur la durée. Sachez en effet que, dans ce type de réunion, l'attention des participants faiblit généralement au bout de 45 minutes, à cause des possibles aléas de l'image et du son, de la nécessité pour eux de redoubler d'attention ou la tentation de faire autre chose pendant la visioconférence.

Votre premier réflexe doit être de vérifier que chacun ait correctement rejoint la conférence. Faites ensuite un tour de table pour que chaque participant se sente totalement impliqué. Et comme dans toute réunion, poursuivez en présentant l'ordre du jour. Puis lancez-vous.

3. Adopter une attitude générale adéquate
Ce n'est pas parce que vous faites face à une caméra que vous ne pouvez pas vous déplacer. Variez les positions (assis, debout) afin de maintenir l'intérêt des participants. Attention toutefois, si vous vous déplacez, à tenir compte de la place du micro et de la webcam. Evitez aussi les mouvements brusques, qui pourraient provoquer des ruptures dans l'image vue par les participants. Il s'agit que votre public ne vous perde pas de vue et continue à entendre ce que vous avez à lui dire même si vous vous éloignez de votre position initiale. De votre côté, regardez la webcam. Ne vous laissez pas distraire par ce qui se passe dans la salle où vous animez la visioconférence. Par ailleurs, cultivez le naturel! La présence de la caméra ne doit pas vous empêcher d'être à l'aise, surtout si parler en public n'est pas un problème pour vous lors de vos réunions traditionnelles. Autre règle d'or: soyez pleinement à ce que vous faites. Même si vos interlocuteurs ne sont pas dans la pièce, ils vous regardent. Chacun de vos gestes peut être capté par la caméra et dissiper l'attention de celui qui en est témoin. Ainsi, il est évidemment exclu de faire deux choses à la fois. Coupez votre téléphone portable, attendez la fin de la réunion pour consulter vos e-mails, limitez le nombre des écrans ouverts sur votre ordinateur. De cette façon, vous ne serez pas distrait.

Enfin, portez un soin particulier à votre tenue vestimentaire. Les rayures sont à proscrire car elles brouillent l'image. Le noir n'est pas non plus recommandé. Une fois cela à l'esprit, respectez tout simplement les codes vestimentaires en vigueur dans votre entreprise.

4. Favoriser une écoute de qualité
En particulier lors d'une visioconférence, ne parlez ni trop vite, ni trop lentement. Veillez en effet à rester intelligible pour les collaborateurs qui suivent votre discours à distance. Ainsi, apprenez à canaliser votre débit si vous avez l'habitude de parler rapidement. Et n'hésitez pas à varier les rythmes et les intonations pour marquer différents temps dans vos interventions.

Pour rester parfaitement compréhensible, attention également aux bruits parasites. Veillez à maintenir un espace sonore le plus silencieux possible de façon à faciliter l'écoute de vos interlocuteurs à distance. Pour cela, évitez de manipuler des objets susceptibles de créer des interférences et de troubler l'écoute.

5. Privilégier l'interactivité
Animer la visioconférence ne veut pas dire monopoliser le discours. Pour maintenir l'attention de vos interlocuteurs tout au long de la réunion, misez sur l'interactivité en distribuant la parole. Cela favorise l'adhésion et évite que les participants se détournent à la longue, de leur écran. Organisez des échanges de bonnes pratiques et des retours d'expérience. Si vous êtes trop nombreux pour que chacun ait la possibilité de s'exprimer, veillez à prendre le temps d'écouter au moins un participant sur chaque site de connexion.

Les outils collaboratifs de partage de documents sont conçus, eux aussi, pour favoriser cette interactivité. Votre défi est alors de ne pas perdre de vue les participants et d'éviter de regarder de façon trop pressante les documents ainsi partagés.

Sachez par ailleurs que vous pouvez aussi tchatter en privé avec certains participants. Cela peut être utile par exemple pour consulter et échanger avec vos collaborateurs lors d'une réunion avec des clients, afin de pouvoir réagir immédiatement et de façon concertée à une demande émise par ces derniers. Enfin, permettez à chacun de poser des questions, et ce notamment lorsque vous constatez, sur l'écran, une baisse d'attention: bâillements, gestes d'impatience, etc. Traquez ces signaux et utilisez l'interactivité pour y remédier.

6. Conclure sa visioconférence
Une visioconférence s'achève comme une réunion traditionnelle. Il s'agit pour vous de reformuler les actions décidées ensemble lors de la réunion et de s'assurer de l'accord de chacun. Toutefois, vous pouvez aussi en profiter pour faire un débriefing sur la forme. L'idée est que chacun se sente à l'aise avec la visioconférence et de se donner les moyens d'en améliorer l'utilisation pour un prochain rendez-vous.

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