La technologie est disponible depuis plusieurs années et pourtant la visioconférence peine à s'imposer de manière évidente dans les entreprises.

Certes les présentations commerciales à distance sont devenues plus fréquentes, mais les réunions de travail, d'organisation ou de management restent en retard.

On le sait l'aspect psychologique est au cœur de cette évolution. Il faut changer les habitudes et le confort.

Mais indirectement, nous préparons cette évolution depuis des années.

Les déplacements réchauffent la planète, ce qui entraîne de plus en plus d'intempéries … et la nature est bien faite ces difficultés supplémentaires vont entraîner une hausse (comme nous le constatons à chaque fois) de l'utilisation des réunions en ligne.

Attention, cette utilisation supplémentaire n'est pas induite par les catastrophes climatiques directement … mais par le stress que cela génère sur les personnes !

Autant il est agréable de voyager par beau temps et dans de bonnes conditions, autant les freins augmentent lorsqu'il s'agit de prendre sa voiture en hiver, ou prendre un métro bondé de gens malades.

Pensez-y, c'est l'époque des vidéo conférence.

On découvre tous les jours, que nous sommes observé de toutes parts. Il est important pour les entreprises d'utiliser des services sécurisés et non grand public !
L'affaire "Edward Snowden" a montré que les fournisseurs américains participaient activement à cette surveillance. Il est temps d'utiliser des services européens!

Comment se protéger ? 

Le hacker utilise souvent des failles de sécurité. Et il y en a toujours ... Ceci dit, nous pouvons faire en sorte de les limiter au maximum. Spreed supporte des web meetings chiffrés, via des certificats HTTPS et SSL. 
Ce système fournit une haute cryptographie via les protocoles SSL v3 (Secure Socket Layer) et le TLS v1 (Transport Layer Security).

• Aucune sauvegarde à long terme de vos données
• Pas de téléchargements nécessaires pour vos présentations de documents

Vous avez la garantie que vos réunions resteront privées.

Les idées principales à retenir concernant la visioconférence :

1 - La vidéo conférence ne sert pas seulement à réduire les coûts de transport.
Elle sert à gagner en efficacité et en productivité (94% des répondants), à accroître l’impact des discussions (88%), à accélérer la prise de décision (87%) mais aussi à réduire les coûts de transports (87%).

2 - L’usage de la vidéo-conférence devient rapidement quotidien dans la vie de l’entreprise. 25% des répondants l’utilisent tous les jours, 39% toutes les semaines et 21% tous les mois.

3 - La vidéo-conférence peut désormais être utilisée partout et sur tous les supports, fixes ou mobiles, dans ou en dehors de la salle classique où elle pouvait avoir lieu auparavant : elle est utilisée sur ordinateur (71%), dans la salle de conférence (65%), sur tablettes (34%) et sur smartphones (33%).

4 - Les possibilités d’avoir recours à la vidéo-conférence commencent seulement.
Malgré les avantages offerts par la vidéo-conférence, la moitié des organisations interrogée ne dispose de cet outil que dans 20% ou moins de leur salle de conférence.

Les 4 conséquences du développement de la vidéo-conférence pour les salariés et une entreprise :

1 - Au bureau ou en dehors, les employés travaillent mieux quand ils se rencontrent ou collaborent virtuellement en face à face, quel que soit le support.

2 - La vidéo-conférence est devenue mobile.
La population de travailleurs mobiles devrait atteindre 1,3 milliards d’ici 2015, ce qui impacte sans surprise l’utilisation de cet outil sur mobile.

3 - Le lieu de travail est juste une question d’état d’esprit.
Le télétravail s’est considérablement développé. 87% des répondants s’accordent pour dire que l’utilisation de la vidéo-conférence leur permet de se sentir moins isolés de leur entreprise quand ils télé-travaillent.

4 - Pour développer un système de vidéo-conférence, il faut prendre en considération que 60% des répondants utilisent différentes solutions en même temps. Et un tiers utilise plus de 3 solutions (par exemple une solution "corporate" officielle, une autre plus personnelle sur un smartphone ou tablette).

Présenter et animer avec professionnalisme une web conférence ne s'improvise pas. Comment se préparer ? quelle organisation mettre en place ? Quels sont les éléments à présenter et quand faut-il les présenter ? Vous trouverez ci-dessous quelques conseils ...

1. Préparer la visioconférence
Comme toute présentation, la première chose et certainement la plus importante, est la préparation ! Il faut la préparer comme une réunion physique avec en plus, des aspects techniques. La préparation doit intégrer l'utilisation de l'outil de visioconférence.  Assurez-vous de maîtriser votre outil de visioconférence de façon suffisamment bonne pour ne pas vous créer de stress, ni de questions durant votre présentation. Vérifiez la connexion, les paramètres de la caméra et du micro, faites un test un peu avant le début pour tout vérifier et ne touchez plus à rien !

Si ce sont vos premières présentations et si le nombre de participants est important, faites vous aider par un collaborateur sur les aspects techniques. Vous pouvez aussi répartir les rôles dans la présentation de la réunion. Ainsi vous resterez concentrer sur l'essentiel.

Préparer des options de repli en particulier pour la partie vocale si vous êtes avec des participants dont vous ne maîtrisez pas le matériel. Spreed permet ainsi de se connecter depuis un téléphone traditionnel, depuis un smartphone, depuis Skype. C'est la garantie pour vous de faire vos réunions quoiqu'il arrive !

2. Attirer l'attention des participants
Le début de la visioconférence est crucial. Pour réussir à capter l'attention de vos interlocuteurs, misez sur une introduction attractive. Au besoin, notez-vous des phrases d'introduction, qui guideront les premières minutes de votre intervention. Cela vous permettra d'entrer facilement dans la visioconférence. Il est primordial que vous vous sentiez à l'aise car ces premières minutes doivent servir à créer un sentiment d'appartenance chez vos interlocuteurs afin d'inciter ces derniers à maintenir leur attention sur la durée. Sachez en effet que, dans ce type de réunion, l'attention des participants faiblit généralement au bout de 45 minutes, à cause des possibles aléas de l'image et du son, de la nécessité pour eux de redoubler d'attention ou la tentation de faire autre chose pendant la visioconférence.

Votre premier réflexe doit être de vérifier que chacun ait correctement rejoint la conférence. Faites ensuite un tour de table pour que chaque participant se sente totalement impliqué. Et comme dans toute réunion, poursuivez en présentant l'ordre du jour. Puis lancez-vous.

3. Adopter une attitude générale adéquate
Ce n'est pas parce que vous faites face à une caméra que vous ne pouvez pas vous déplacer. Variez les positions (assis, debout) afin de maintenir l'intérêt des participants. Attention toutefois, si vous vous déplacez, à tenir compte de la place du micro et de la webcam. Evitez aussi les mouvements brusques, qui pourraient provoquer des ruptures dans l'image vue par les participants. Il s'agit que votre public ne vous perde pas de vue et continue à entendre ce que vous avez à lui dire même si vous vous éloignez de votre position initiale. De votre côté, regardez la webcam. Ne vous laissez pas distraire par ce qui se passe dans la salle où vous animez la visioconférence. Par ailleurs, cultivez le naturel! La présence de la caméra ne doit pas vous empêcher d'être à l'aise, surtout si parler en public n'est pas un problème pour vous lors de vos réunions traditionnelles. Autre règle d'or: soyez pleinement à ce que vous faites. Même si vos interlocuteurs ne sont pas dans la pièce, ils vous regardent. Chacun de vos gestes peut être capté par la caméra et dissiper l'attention de celui qui en est témoin. Ainsi, il est évidemment exclu de faire deux choses à la fois. Coupez votre téléphone portable, attendez la fin de la réunion pour consulter vos e-mails, limitez le nombre des écrans ouverts sur votre ordinateur. De cette façon, vous ne serez pas distrait.

Enfin, portez un soin particulier à votre tenue vestimentaire. Les rayures sont à proscrire car elles brouillent l'image. Le noir n'est pas non plus recommandé. Une fois cela à l'esprit, respectez tout simplement les codes vestimentaires en vigueur dans votre entreprise.

4. Favoriser une écoute de qualité
En particulier lors d'une visioconférence, ne parlez ni trop vite, ni trop lentement. Veillez en effet à rester intelligible pour les collaborateurs qui suivent votre discours à distance. Ainsi, apprenez à canaliser votre débit si vous avez l'habitude de parler rapidement. Et n'hésitez pas à varier les rythmes et les intonations pour marquer différents temps dans vos interventions.

Pour rester parfaitement compréhensible, attention également aux bruits parasites. Veillez à maintenir un espace sonore le plus silencieux possible de façon à faciliter l'écoute de vos interlocuteurs à distance. Pour cela, évitez de manipuler des objets susceptibles de créer des interférences et de troubler l'écoute.

5. Privilégier l'interactivité
Animer la visioconférence ne veut pas dire monopoliser le discours. Pour maintenir l'attention de vos interlocuteurs tout au long de la réunion, misez sur l'interactivité en distribuant la parole. Cela favorise l'adhésion et évite que les participants se détournent à la longue, de leur écran. Organisez des échanges de bonnes pratiques et des retours d'expérience. Si vous êtes trop nombreux pour que chacun ait la possibilité de s'exprimer, veillez à prendre le temps d'écouter au moins un participant sur chaque site de connexion.

Les outils collaboratifs de partage de documents sont conçus, eux aussi, pour favoriser cette interactivité. Votre défi est alors de ne pas perdre de vue les participants et d'éviter de regarder de façon trop pressante les documents ainsi partagés.

Sachez par ailleurs que vous pouvez aussi tchatter en privé avec certains participants. Cela peut être utile par exemple pour consulter et échanger avec vos collaborateurs lors d'une réunion avec des clients, afin de pouvoir réagir immédiatement et de façon concertée à une demande émise par ces derniers. Enfin, permettez à chacun de poser des questions, et ce notamment lorsque vous constatez, sur l'écran, une baisse d'attention: bâillements, gestes d'impatience, etc. Traquez ces signaux et utilisez l'interactivité pour y remédier.

6. Conclure sa visioconférence
Une visioconférence s'achève comme une réunion traditionnelle. Il s'agit pour vous de reformuler les actions décidées ensemble lors de la réunion et de s'assurer de l'accord de chacun. Toutefois, vous pouvez aussi en profiter pour faire un débriefing sur la forme. L'idée est que chacun se sente à l'aise avec la visioconférence et de se donner les moyens d'en améliorer l'utilisation pour un prochain rendez-vous.

La revue de presse de ce début 2015 montre clairement que les mentalités évoluent face à la visioconférence.
Les solutions matérielles sont de plus en plus délaissées pour des solutions logicielles.
La disponibilité, la souplesse, la mobilité et la simplicité des offres dans ce domaine banalisent la prise en main et l'utilisation des solutions de visioconférence.

L'offre est importante, variée et à tous les prix.

Le challenge pour les entreprises et utilisateurs est de trouver le service adapté à leurs besoin.

Chez IR&L nous mettons en avant plusieurs offres dont Spreed qui ressort comme la solution la plus pertinente sur les aspects techniques, qualité de service, facilité d'utilisation, sécurité et prix.

Découvrez Spreed en 2015.

Atricles : Usine Digitale, Voyages d'Affaires

Spreed nécessite l'installation d'un composant logiciel uniquement à partir du moment où vous partagez votre écran.

Il n’est pas nécessaire de charger le composant Spreed à chaque utilisation. Il suffit de l’enregistrer sur le bureau ou dans un répertoire et de le lancer avant de se connecter à la conférence. (vous pouvez aussi le mettre dans la zone de démarrage automatique de Windows)

Lors du passage en mode partage d'écran, vous n'aurez pas à le télécharger. Il sera lancé automatiquement.

C'est plus simple, plus rapide et il se met à jour tout seul !

Spreed permet désormais de générer un formulaire d'inscription.

Vous pouvez ainsi mettre sur un site web, dans un E-mail, ou toute autre communication un formulaire d'inscription, un bouton permettant à des participants de s'inscrire à une présentation web de façon autonome.

C'est simple, facile à utiliser et très rapide à mettre en oeuvre!